Die Groupware-Funktionen von Mailcow, insbesondere über die SOGo-Weboberfläche, ermöglichen es, Kalender und Adressbücher einfach mit anderen Benutzern innerhalb der Organisation zu teilen. Dies ist besonders praktisch für Teams, die gemeinsam Termine planen oder Kontaktinformationen verwalten möchten. In diesem Beitrag wird Schritt für Schritt erläutert, wie Kalender und Kontakte in Mailcow freigegeben werden können – sowohl mit Leserechten als auch mit Lese- und Schreibrechten.
1. Die Anmeldung und Navigation Mailcow
- Melden Sie sich an der SOGo-Weboberfläche Ihrer Mailcow-Instanz an (z.B. https://mail.ihredomain.tld/).
- Wählen Sie im oberen Menü den Bereich Kalender oder Kontakte aus.
2. Kalender oder Adressbuch auswählen
- In der linken Seitenleiste sehen Sie Ihre persönlichen Kalender oder Adressbücher.
- Klicken Sie auf die drei Punkte (⋮) neben dem gewünschten Kalender oder Adressbuch.
- Wählen Sie den Menüpunkt Freigaben aus.
3. Benutzer zur Freigabe hinzufügen
- Im Fenster Freigaben können Sie mit Benutzer hinzufügen die E-Mail-Adresse oder den Benutzernamen der Person eingeben, für die Sie die Freigabe einrichten möchten.
- Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus der Vorschlagsliste aus und bestätigen Sie die Auswahl.
4. Rechte vergeben
Nur Leserechte
- Setzen Sie das Häkchen bei Lesen (bzw. „Anzeigen“).
- Stellen Sie sicher, dass Schreiben und Löschen nicht aktiviert sind.
- Speichern Sie die Einstellungen.
- Die ausgewählte Person kann den Kalender oder das Adressbuch jetzt nur ansehen, jedoch keine Änderungen vornehmen.
Lese- und Schreibrechte
- Aktivieren Sie zusätzlich zu Lesen auch die Optionen Schreiben und ggf. Löschen.
- Speichern Sie die Einstellungen.
- Die ausgewählte Person kann nun Termine oder Kontakte hinzufügen, bearbeiten und löschen.
Die Option „Für den Benutzer abonnieren“ bewirkt, dass der freigegebene Kalender oder das freigegebene Adressbuch nicht nur freigegeben wird, sondern auch automatisch im Account des ausgewählten Benutzers eingebunden wird. Das bedeutet:
- Der freigegebene Kalender oder das Adressbuch erscheint direkt in der Übersicht des anderen Benutzers, ohne dass dieser selbst aktiv nach dem Kalender suchen oder ihn manuell abonnieren muss.
- Dadurch wird die Nutzung für den Empfänger deutlich vereinfacht, da der Zugriff unmittelbar nach der Freigabe möglich ist.
Ohne diese Option müsste der Benutzer den Kalender oder das Adressbuch selbstständig über die Funktion „Abonnieren“ hinzufügen. Mit „Für den Benutzer abonnieren“ entfällt dieser Schritt und der Zugriff ist sofort gewährleistet.
Diese Funktion ist insbesondere dann nützlich, wenn sichergestellt werden soll, dass ein Kalender oder Adressbuch für bestimmte Personen sofort sichtbar und nutzbar ist, beispielsweise bei Teamkalendern oder zentralen Adressbüchern.
Hinweise
- Die Freigabe ist standardmäßig auf Benutzer innerhalb der eigenen Mailcow-Instanz beschränkt.
- Die geteilten Kalender und Adressbücher erscheinen automatisch in der SOGo-Oberfläche des freigegebenen Nutzers.
- Für die Nutzung in externen Programmen (z. B. Outlook, Apple Kalender, Thunderbird) kann der Benutzer die entsprechenden CalDAV- bzw. CardDAV-URLs verwenden.
Fazit
Mit den aktuellen Freigabefunktionen in Mailcow und SOGo können Sie flexibel steuern, wer auf Ihre Kalender und Kontakte zugreifen darf – ob nur lesend oder mit vollen Bearbeitungsrechten. So bleibt Ihr Team stets bestens organisiert und auf dem neuesten Stand.
Wenn wir auch Sie beim Aufbau eines eigenen Mailcow Servers oder dem Managed Hosting eines Mailcow Serves unterstützen können, dann nehmen Sie gerne Kontakt auf.
