Wer in Deutschland ein Unternehmen führt, kommt an einem Thema nicht vorbei: die rechtssichere Archivierung von E-Mails gemäß GoBD. Doch während proprietäre Lösungen oft hohe Lizenzkosten verursachen oder den Admin in ein geschlossenes Ökosystem zwingen, bietet der Open-Source-Ansatz eine transparente und flexible Alternative. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen den Mail-Archiver vor – die Lösung für eine gesetzeskonforme Mail-Ablage, die perfekt mit Microsoft 365 und Mailcow harmoniert.
E-Mails sind heute das Rückgrat der geschäftlichen Kommunikation. Ob Rechnungen, Verträge oder Absprachen – die Finanzbehörden fordern eine lückenlose, unveränderbare und jederzeit verfügbare Aufbewahrung über Jahre hinweg. Viele Admins stehen dabei vor der Herausforderung, diese Anforderungen technisch sauber umzusetzen, ohne die Performance des Live-Mailservers zu beeinträchtigen.
Was ist der Mail-Archiver?
Der Mail-Archiver ist eine moderne Web-Applikation, die speziell für das Archivieren, Durchsuchen und Exportieren von E-Mails aus verschiedensten Quellen entwickelt wurde. Als Open-Source-Lösung bietet er volle Transparenz über die Datenhaltung und verhindert den gefürchteten „Vendor Lock-in“.
Die wichtigsten Features im Überblick:
- Zentrale Suche & eDiscovery: Finden Sie E-Mails und Anhänge (PDF, DOCX etc.) sekundenschnell über einen hochperformanten Volltext-Index.
- Ordner-Synchronisation: Die bestehende Ordnerstruktur Ihrer Postfächer bleibt im Archiv erhalten – das erleichtert die Orientierung für Endanwender enorm.
- Revisionssicherheit: Die Speicherung erfolgt so, dass die Integrität der Daten gewahrt bleibt – ein Muss für die GoBD-Konformität.
- Multi-User & RBAC: Verwalten Sie Zugriffsrechte präzise. Auditoren können beispielsweise Lesezugriff erhalten, ohne in den operativen Betrieb einzugreifen.
Nahtlose Integration: MS365 und Mailcow
Ein moderner Mail-Archiver muss sich flexibel in bestehende Infrastrukturen einfügen. Hier spielt die Lösung ihre Stärken voll aus:
Microsoft 365 (Office 365)
Viele Unternehmen nutzen MS365, scheuen aber die hohen Aufpreise für die integrierten Archiv-Lizenzen oder möchten eine unabhängige Kopie ihrer Daten außerhalb der Microsoft-Cloud vorhalten. Der Mail-Archiver lässt sich problemlos an MS365 anbinden und sichert Ihre Cloud-Kommunikation lokal oder in einem S3-Speicher Ihrer Wahl.
Mailcow: Die perfekte Open-Source-Kombination
Für Fans von souveräner Mail-Infrastruktur ist Mailcow oft die erste Wahl. Der Mail-Archiver ergänzt Mailcow ideal. Durch die Anbindung via IMAP werden Mails zuverlässig synchronisiert und archiviert. Ein großer Vorteil: Mails, die im Live-System (Mailcow) nach einer gewissen Zeit gelöscht werden, um Speicherplatz zu sparen, bleiben im Archiv dauerhaft und rechtssicher verfügbar.
Wir bei ADMIN INTELLIGENCE unterstützen Sie dabei, den Mail-Archiver in Ihre IT-Landschaft zu integrieren – egal ob on-premise in Ihrem Rechenzentrum oder als Managed Service.
Fazit: Open Source gewinnt
Rechtssicherheit muss nicht kompliziert oder teuer sein. Mit dem Mail-Archiver erhalten Admins ein Werkzeug an die Hand, das technisch überzeugt und kaufmännisch durch das Open-Source-Modell punktet.
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