Mailcow oder hMailserver?

Viele kleine und mittlere Unternehmen betreiben seit Jahren E‑Mail auf Windows mit hMailserver. Der Wunsch nach modernerem Spam‑Schutz, Webmail, Kalender/Kontakte sowie einfacher Administration führt oft zur Frage: Bleiben oder zu Mailcow wechseln? Dieser Vergleich erklärt die wichtigsten Unterschiede und zeigt einen erprobten Weg für die Migration – ohne langes Rätselraten.

Praxis‑Vergleich: Architektur und Plattform

Plattform

• hMailserver läuft auf Windows‑Servern. Administration erfolgt über eine lokale Management‑Konsole.
• Mailcow ist ein „dockerized“ Mailserver‑Stack für Linux. Er bündelt etablierte Komponenten wie Postfix (SMTP), Dovecot (IMAP/POP3), Rspamd (Spam‑Filter) und SOGo (Webmail/Groupware) in einer konsistenten Oberfläche.

Betrieb & Updates

• hMailserver integriert die Rollen in einer einzelnen Anwendung auf Windows. Erweiterungen wie Spam‑/AV‑Filter werden extern angebunden.
• Mailcow setzt auf Container‑Isolation. Updates und Rollbacks lassen sich planbar durchführen; Änderungen an einzelnen Diensten bleiben überschaubar.

Mandanten & Domains

• Beide Lösungen beherrschen mehrere Domains. In Mailcow sind Rollen, Quarantäne und Self‑Service typischerweise granularer über das Web‑UI abbildbar.

Funktionen im Alltag: Webmail, Kalender, Spam

Webmail & Groupware

• hMailserver liefert kein eigenes Webmail. Wer Webzugriff möchte, ergänzt z. B. Roundcube separat. Kalender/Kontakte (CalDAV/CardDAV) sind nicht Bestandteil des Kernprodukts.
• Mailcow bringt mit SOGo ein performantes Webmail samt Kalender und Kontakten mit. Freigaben für Team‑Kalender und Adressbücher sind komfortabel im UI möglich – wie in unserem Praxisbeitrag zu Kalender- und Kontaktfreigaben in Mailcow gezeigt. Auch das Einbinden mobiler Endgeräte gelingt sauber, etwa beim Verbinden von iOS‑Geräten mit SOGo Kalender/Kontakten.

Spam-/Mailware-Schutz

• hMailserver unterstützt Anti‑Spam/Anti‑Virus über externe Integrationen. Das kann funktionieren, erfordert aber Feinschliff.
• Mailcow nutzt mit Rspamd ein leistungsfähiges, regelbasiertes System inklusive Quarantäne, Lernfunktionen und fein einstellbaren Policies. SPF, DKIM und DMARC werden im Setup berücksichtigt; Zertifikate können automatisiert bereitgestellt werden.

Self-Service & Delegation

• Bei hMailserver sind Aufgaben wie Passwort‑Reset oder Alias‑Pflege meist Admin‑getrieben.
• Mailcow ermöglicht Delegation: Domain‑Admins, Benutzer‑Selbstverwaltung, Quarantäne‑Einsicht – direkt im Browser.

Sicherheit und Compliance im Blick

• Transportverschlüsselung: Beide Server können TLS für SMTP/IMAP/POP3 nutzen. Mailcow erleichtert das Management via UI und automatischer Zertifikatsverwaltung.
• Authentifizierung: Mailcow unterstützt moderne Admin‑Logins samt 2FA für das Web‑UI. Das reduziert Angriffsflächen für administrative Zugänge.
• Protokollierung & Nachvollziehbarkeit: Durch die getrennten Komponenten in Mailcow lässt sich Logging fein auflösen (MTA, IMAP, Spamfilter). Das hilft bei Audits und Fehleranalyse.
• Isolierung: Container‑Betrieb trennt Dienste, vereinfacht Updates und mindert das Risiko, dass ein kompromittierter Dienst den gesamten Stack mitreißt.

Migration von hMailserver zu Mailcow: Vorgehen aus der Praxis

Ein bewährter Ansatz minimiert Ausfallzeiten und reduziert Risiken.

Vorbereitung

• Bestandsaufnahme: Domains, Postfächer, Aliasse, Weiterleitungen und Größe der Mailboxen erfassen.
• DNS‑TTL senken (MX, SPF, DKIM, DMARC), um den Umschaltzeitpunkt flexibel zu halten.
• Einen neuen Linux‑Server mit ausreichend CPU/RAM und schnellen SSDs bereitstellen.

Mailcow parallel aufsetzen

• Mailcow auf dem neuen Server installieren und über das Web‑UI Domains, Postfächer, Quoten, TLS, DKIM konfigurieren.
• Testkonten anlegen und Zustellung intern (Loop) prüfen.

Datenumzug durchführen

• Mails per IMAP synchronisieren (z. B. mit imapsync) oder per Client‑Export/Import umziehen. So bleiben Ordnerstrukturen erhalten.
• Bei Bedarf Kalender/Kontakte migrieren (Export/Import aus dem bisherigen Groupware‑System bzw. Neuaufbau in SOGo).

Cutover

• MX‑Records auf Mailcow umstellen, SPF aktualisieren, DKIM‑Key veröffentlichen und DMARC setzen.
• Zustellung beobachten, Quarantäne prüfen, Clients per Autodiscover/Autoconfig anbinden.

Nacharbeiten

• Alte Server einige Tage passiv mitlaufen lassen, um Nachzügler (späte DNS‑Resolver) abzufangen.
• Monitoring aktivieren. Wie das geht, zeigen wir Schritt für Schritt in Mailcow überwachen mit Checkmk.

Wenn Sie die Umstellung nicht allein stemmen möchten: Das Team von ADMIN INTELLIGENCE unterstützt Sie bei Planung, Aufbau und Betrieb – vom Pilot bis zum Go‑Live. Details zu unseren Leistungen finden Sie auf der Seite Mailcow Beratung & Implementierung.

Wann welcher Server passt

hMailserver ist sinnvoll, wenn

• eine kleine, reine Windows‑Umgebung ohne Groupware‑Bedarf betrieben wird
• wenige Postfächer existieren und die Administration bewusst minimalistisch bleibt
• externe Tools für Spam/AV bereits etabliert sind und Anforderungen unverändert bleiben

Mailcow überzeugt, wenn:

• eine integriertes Webmail plus Kalender/Kontakte gewünscht ist
• moderner Spam‑Schutz, Quarantäne und feinste Policies gefordert sind
• Delegation, Self‑Service und sauberes Multi‑Domain‑Management wichtig sind
• Updates, Backups und Monitoring strukturiert und reproduzierbar erfolgen sollen

Monitoring und Betriebsempfehlungen

• Ressourcen realistisch planen: Mailserver profitieren stark von SSD‑Storage und ausreichend RAM – der Spamfilter lernt und indiziert, IMAP profitiert von Caches.
• Backups automatisieren: Konfiguration und Maildaten getrennt sichern, Test‑Restores regelmäßig durchführen.
• Beobachtbarkeit sicherstellen: Metriken und Zustände (Queue‑Länge, Rspamd‑Scores, TLS‑Zertifikate) kontinuierlich prüfen. Für professionelle Überwachung eignet sich Checkmk – wir unterstützen beim Setup und Betrieb unserer Kundenumgebungen, siehe Checkmk Services.

Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, stöbern Sie in unserem Blog nach praxiserprobten How‑Tos – etwa zur Integration mobiler Clients und zu Freigaben in SOGo. Wir helfen Ihnen auch bei Problemen mit und der Einrichtung von Mailcow Servern Sprechen Sie direkt mit uns über Ihr Migrationsvorhaben über die Kontaktseite. Weitere fundierte E‑Mail‑ und Infrastruktur‑Beiträge finden Sie jederzeit aktuell auf dem Blog von ADMIN INTELLIGENCE.