Mailcow: IMAP-Mailpostfächer synchronisieren und migrieren

Wer auf einen neuen Mailserver umzieht oder E-Mails aus bestehenden Postfächern zentral verwalten möchte, steht oft vor der Herausforderung, große Mengen an E-Mails zuverlässig und ohne Datenverlust zu übertragen. Mit Mailcow gelingt die Migration und Synchronisation von IMAP-Postfächern komfortabel und sicher – ganz ohne zusätzliche Tools oder komplizierte Workarounds. In diesem Beitrag zeige ich, wie das mit den integrierten Sync Jobs von Mailcow funktioniert und worauf du achten solltest.

Warum IMAP-Synchronisation mit Mailcow?

Mailcow bietet eine eingebaute Funktion, um E-Mails aus beliebigen IMAP-Postfächern zu importieren oder dauerhaft zu synchronisieren. Das ist besonders praktisch, wenn du von einem alten Mailserver – egal ob Exchange, Dovecot, Courier oder ein anderer IMAP-Dienst – auf Mailcow wechselst. Die Vorteile:

Zuverlässige Übertragung: Alle E-Mails inkl. Datum, Absender, Empfänger und Header bleiben erhalten
Keine Zusatzsoftware: Alles läuft direkt über das Mailcow-Webinterface.
Flexible Steuerung: Einmalige Migration oder dauerhafte Synchronisation möglich.

So funktioniert die Migration mit Sync Jobs

1. Vorbereitung

Stelle sicher, dass sowohl der Quellserver (alter Mailserver) als auch Mailcow erreichbar und die Zugangsdaten der zu migrierenden Postfächer bekannt sind.
Die Ziel-Mailboxen müssen in Mailcow bereits angelegt sein

2. Sync Job als Administrator anlegen

Logge dich als Admin ein und gehe zu E-Mail-Konfiguration -> Synchronisationen.

Erstelle einen neuen Sync Job.

Wähle das Ziel-Postfach aus, in das die E-Mails importiert werden sollen.
Trage die IMAP-Zugangsdaten des Quellservers ein
Lege Verschlüsselung (SSL/TLS) und ggf. weitere Optionen fest.

Aktiviere den Job und starte die Synchronisation.

3. Fortschritt und Abschluss kontrollieren

Überwache den Status im Log des Sync Jobs.

Nach Abschluss prüfe im Webmail (z.B. SOGo), ob alle E-Mails wie gewünscht angekommen sind

Wichtig: Nach erfolgreicher Migration den Sync Job löschen oder deaktivieren, damit keine doppelten oder unerwünschten Synchronisationen stattfinden . Dies ist unter „Aktionen“ möglich:

Tipps & Hinweise

Mehrere Postfächer: Für jedes Postfach muss ein eigener Sync Job angelegt werden.
Dauerhafte Synchronisation: Du kannst die Jobs auch aktiv lassen, um E-Mails über einen längeren Zeitraum synchron zu halten – z.B. während einer Umstellungsphase.
Fehlerbehebung: Bei Problemen helfen die Logdateien im Sync Job-Bereich weiter.
Sicherheit: Nutze möglichst SSL/TLS für die Verbindung zum Quellserver, um die Datenübertragung zu schützen

Fazit

Mit den Sync Jobs von Mailcow lassen sich IMAP-Postfächer schnell, bequem und zuverlässig migrieren. Egal ob Einzelpostfach oder größere Migration – die Boardmittel von Mailcow machen den Umzug einfach und transparent. Nach der Migration steht einem reibungslosen Betrieb auf dem neuen Server nichts mehr im Weg.

Wenn wir auch Sie beim Aufbau eines eigenen Mailcow Servers oder dem Managed Hosting eines Mailcow Serves unterstützen können, dann nehmen Sie gerne Kontakt auf.