3CX mit KI Transkribieren

Mit der Version 20 Update 4 wurde die 3CX Transkription eingeführt. Gespräche oder Voicemails können nun in Textform vorliegen und zusätzlich durch KI ausgewertet werden. Doch welche Vorteile bringt das transkribieren konkret – und welche Punkte sollten Sie kritisch betrachten?

Vorteile der 3CX Transkription

1. Effizienzsteigerung
   Mitarbeitende müssen keine detaillierten Notizen mehr während des Gesprächs anfertigen. Inhalte sind automatisch verschriftlicht und sofort verfügbar.
2. Bessere Gesprächsqualität
   Da der Fokus ganz auf dem Gespräch liegt, verbessert sich häufig die Interaktion mit Kundinnen und Kunden.
3. Nachvollziehbarkeit und Dokumentation
   Transkripte ermöglichen ein schnelles Auffinden von Informationen – sei es für den Kundenservice, interne Qualitätssicherung oder rechtliche Zwecke.
4. Nutzung von KI-Analysen
   Neben der reinen Transkription bietet 3CX zusätzliche KI-Funktionen wie automatische Zusammenfassungen oder Sentiment-Analysen. Das eröffnet neue Möglichkeiten für Auswertungen und Prozessverbesserungen.
5. Leichterer Umgang mit Voicemails
   Voicemails werden direkt als Text angezeigt. So können Mitarbeitende schneller priorisieren, ohne jede Nachricht anhören zu müssen.
6. Skalierbarkeit
   Gerade bei hohem Anrufvolumen lässt sich die Transkription standardisiert nutzen, ohne dass der Arbeitsaufwand steigt.

Nachteile und Risiken

1. Ungenauigkeiten
   Dialekte, undeutliche Sprache oder Hintergrundgeräusche können die Qualität der Transkription beeinträchtigen.
2. Datenschutz
   Da Gespräche verarbeitet und gespeichert werden, müssen Fragen zur DSGVO-Konformität, Zugriffskontrolle und Speicherdauer sorgfältig geklärt werden.
3. Kosten und Lizenzbedingungen
   Nicht alle Funktionen sind in allen Lizenzmodellen enthalten. Für erweiterte Features wie vollständige Call-Transkription oder Sentiment-Analyse kann ein Upgrade notwendig sein.
4. Datenmenge und Struktur
   Viele Transkripte bedeuten auch mehr Datenmanagement. Ohne klare Struktur kann dies zu neuen Ineffizienzen führen.
5. Technologische Abhängigkeit
   Die Qualität der Transkription hängt von den eingesetzten Modellen ab. Änderungen durch Updates oder Limitierungen bestimmter Engines können die Ergebnisse beeinflussen.
6. Veränderliche Rahmenbedingungen
   3CX entwickelt seine Funktionen stetig weiter. Dadurch können sich Leistungsumfang, Kosten oder Einschränkungen kurzfristig ändern.

Lizenzmodell der 3CX Transkription

Art der Transkription	Was wird transkribiert	Lizenz / Version / Voraussetzungen
Voicemail Transkription	Voicemails -> Text	3CX Professional (Pro) Lizenz erforderlich. Wenn Sie mindestens eine Lizenz mit „8SC oder höher“ haben, ist die Voicemail-Transkription mit 3CX AI kostenlos.
Call Transkription (Gesprächsaufzeichnungen)	Aufgezeichnete Anrufe -> Text	3CX Enterprise Lizenz nötig.
Voicemail & Recording Transkription via Google Speech-to-Text API v2	Voicemails und andere Aufzeichnungen über Google API	Pro Lizenz + ein Google Cloud Konto mit aktiviertem Speech-to-Text API V2 + Remote Storage via Google Buckets.
3CX AI-Transkription ( internes 3CX AI Engine )	Sowohl Voicemail als auch (je nach Lizenz) Call Transkription über eigene 3CX AI Engine	Für Voicemail: Pro Lizenz (evtl. 8SC+ für kostenlose Nutzung via 3CX AI). Für Call Transkription: Enterprise Lizenz.

Einrichtung der 3CX Transkription

Das transkribieren können Sie auf der Admin Oberfläche -> Integration -> Transkription aktivieren.

Fazit

Die Transkription in 3CX ist ein starkes Werkzeug, um Kundengespräche effizienter zu gestalten und besser auszuwerten. Unternehmen profitieren vor allem dann, wenn viele Anrufe oder Voicemails bearbeitet werden müssen.
Gleichzeitig sollten Sie Datenschutz, Lizenzmodell und die Genauigkeit der Ergebnisse stets im Blick behalten.

Empfehlenswert ist es, zunächst mit einem Pilotprojekt in einem ausgewählten Team zu starten. So können Sie den Nutzen für Ihr Unternehmen realistisch einschätzen und technische sowie organisatorische Fragen frühzeitig klären.

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